「Excelの関数が苦手…」
「どの関数を使えばいいのか分からない」
そんな経験はありませんか？
Excelには便利な関数がたくさんありますが、種類が多く、
使い方を覚えるのが難しいと感じる人も少なくありません。
そんなときに役立つのが、ChatGPTなどのAIです。
AIを活用することで、
- 関数の候補を教えてもらう
- 数式の考え方を知る
- エラーの原因を確認する
など、Excel作業をサポートしてもらえます。
この記事では、AIを活用してExcelの関数を考える方法
について、初心者にも分かりやすく紹介します。
AIは関数を一緒に考えてくれる
ChatGPTは、Excelの関数を代わりに実行することはできません。
しかし、「こんなことをしたい」という内容を伝えると、
使えそうな関数や考え方を提案してくれます。
例えば、
「売上が100万円以上なら『達成』、それ以外は『未達成』と表示したい」
と伝えると、IF関数を使った例を教えてもらえることがあります。
「何をしたいか」を伝えることがポイント
AIを活用するときは、関数名を知っている必要はありません。
例えば、
- 「重複しているデータを見つけたい」
- 「合計を計算したい」
- 「今日の日付を表示したい」
など、やりたいことをそのまま伝えるだけでも、目的に合った関数を提案してもらえる場合があります。
「どう入力するか」ではなく、「何をしたいか」を伝えることが大切です。
エラーの原因を確認する
Excelでは、
「#VALUE!」 「#N/A」
などのエラーが表示されることがあります。
そんなときも、エラーの内容や数式を説明すると、
原因の候補や確認するポイントを教えてもらえることがあります。
ただし、実際のデータやファイルをAIが確認しているわけではありません。
提案を参考にしながら、自分でも内容を確認することが大切です。
関数を覚える勉強にも役立つ
AIは、「答えを出す」だけではなく、
「なぜその関数を使うのか」を説明してもらうこともできます。
例えば、
「SUM関数とSUMIF関数の違いを初心者向けに教えてください」
と質問すると、違いを分かりやすく説明してもらえることがあります。
理解しながら学べるので、Excelの勉強にも役立ちます。
機密情報は入力しない
AIを利用するときは、個人情報や機密情報を入力しないよう注意しましょう。
例えば、
- 顧客名
- 住所
- 電話番号
- 売上データ
- 社外秘の資料
などは、そのまま入力しないことが大切です。
会社のルールに従って利用しましょう。
AIの提案は必ず確認する
AIは便利ですが、提案された関数が必ず正しいとは限りません。
Excelのバージョンやデータの内容によっては、別の関数の方が適している場合もあります。
AIを「答え」ではなく、相談相手として活用することがポイントです。
AIとExcelを組み合わせると仕事がもっとラクになる
Excelはデータを整理・計算することが得意です。
一方、AIは考え方を整理したり、関数の候補を提案したりすることが得意です。
それぞれの得意なことを組み合わせることで、作業時間の短縮だけでなく、
「どうすればいいのか分からない」という悩みも解決しやすくなります。
Excelを仕事に活かすために
Excelの関数は難しく感じることがあります。
そんなときは、一人で悩み続けるのではなく、AIに相談しながら考える方法も取り入れてみましょう。
AIを上手に活用しながら、自分でも内容を理解し、確認することが、仕事に活かすポイントです。
次のステップへ
Excelで整理したデータは、社内会議やプレゼン資料でも活用する場面があります。
次の記事では、Excelで作った表をGoogleスライドに活かす方法について分かりやすく解説していきます。