「メールを書いているうちに、文章が長くなってしまう」
そんな経験はありませんか？
ビジネスメールでは、内容だけでなく
“読みやすさ”もとても重要です。
読みやすいメールは、
- 内容が伝わりやすい
- 相手が理解しやすい
- 返信しやすい
といったメリットがあります。
逆に、読みにくいメールは、相手に負担をかけてしまいます。
この記事では、ビジネスマンが意識したい
読みやすいメール文章の書き方を分かりやすく解説します。
読みやすいメールは「シンプル」
読みやすいメールを書くために大切なのは、シンプルに書くことです。
- 長すぎない
- 回りくどくない
- 内容が整理されている
これだけで、メールの印象は大きく変わります。
① 最初に結論を書く
メールが読みにくくなる原因の一つは、「何を伝えたいのか分からない」ことです。
そこで大切なのが、最初に結論を書くことです。
例えば、
- ○○についてご確認をお願いします
- ○○の件、承知しました
など、最初に目的を書くことで、相手は内容を理解しやすくなります。
② 1文を短くする
長い文章は、読みづらくなります。
特にメールでは、1文を短くすることが大切です。
- 文章を区切る
- 読点を減らす
- シンプルな表現にする
これだけでも、かなり読みやすくなります。
③ 改行を入れる
文章が詰まっていると、読むだけで疲れてしまいます。
そこで、適度に改行を入れることが重要です。
特にスマートフォンでは、改行があるだけで読みやすさが大きく変わります。
④ 箇条書きを活用する
内容が複数ある場合は、箇条書きを使うのがおすすめです。
例えば、
- 日程
- 持ち物
- 確認事項
などを整理すると、相手が理解しやすくなります。
⑤ 丁寧すぎる文章にしない
丁寧に書こうとすると、文章が長くなりがちです。
もちろん礼儀は大切ですが、「分かりやすさ」も同じくらい重要です。
- 必要以上に長くしない
- 同じ内容を繰り返さない
これを意識すると、スッキリした文章になります。
読みやすいメールは「相手への気配り」
読みやすいメールを書くことは、相手の時間を大切にすることでもあります。
- すぐ理解できる
- 内容が整理されている
- 必要な情報が分かる
こうしたメールは、仕事をスムーズに進めやすくなります。
ずは1つだけ意識してみる
すべてを完璧にやろうとしなくて大丈夫です。
まずは、「1文を短くする」
これだけ意識してみてください。
それだけでも、メールはかなり読みやすくなります。
次のステップへ
ビジネスメールでは、やってしまいがちなNG例を知っておくことも大切です。
👉 メールでよくあるNG例については、次の記事で詳しく解説していきます。