「メールの件名、何を書けばいいか迷う」
そんな経験はありませんか？
ビジネスメールでは、件名はとても重要です。
内容が分かりにくい件名だと、相手がメールを見落としてしまうこともあります。
逆に、分かりやすい件名は、
- 内容が伝わりやすい
- 返信しやすい
- 仕事がスムーズに進む
といったメリットがあります。
この記事では、ビジネスマンが知っておきたい
ビジネスメールの件名の付け方のコツを分かりやすく解説します。
件名は「メールのタイトル」
件名は、メールの第一印象です。
相手はまず件名を見て、
- 何のメールなのか
- 急ぎなのか
- 確認が必要なのか
を判断しています。
そのため、一目で内容が分かる件名にすることが大切です。
① 件名はできるだけ具体的に書く
例えば、
× お願いします
× 確認です
だけでは、内容が分かりません。
おすすめは、「何についてのメールか」を入れることです。
例）
- ○○資料送付の件
- ○月○日打ち合わせのお礼
- ○○についてのご確認
具体的に書くだけで、相手は内容を理解しやすくなります。
② 件名は長すぎないようにする
件名が長すぎると、途中で切れてしまうことがあります。
特にスマートフォンでは、表示される文字数が限られています。
「重要な言葉は前半に入れる」
これを意識すると、伝わりやすくなります。
③ 「確認」「お願い」だけで終わらせない
ビジネスメールでは、
- 確認
- お願い
- ご相談
などの言葉を使うことがあります。
ただし、それだけでは内容が分かりません。
例えば、
× ご確認お願いします
◎ ○○資料ご確認のお願い
このように、内容を追加すると分かりやすくなります。
④ 緊急性がある場合は分かりやすくする
急ぎの内容の場合は、
- 【至急】
- 【本日中】
- 【ご確認ください】
などを入れることもあります。
ただし、使いすぎると逆効果になるため、本当に必要なときだけ使うことが大切です。
⑤ 件名を見返してから送る
メールを書き終えたあと、「件名だけ見て内容が分かるか」
を確認してみましょう。
これだけでも、件名の分かりやすさはかなり変わります。
分かりやすい件名は「相手への配慮」
件名を分かりやすくすることは、相手が仕事を進めやすくすること
にもつながります。
- 内容が伝わりやすい
- メールを探しやすい
- 返信しやすい
こうした小さな工夫が、仕事の効率を高めていきます。
まずは1つだけ意識してみる
すべてを完璧にやろうとしなくて大丈夫です。
まずは、
「何についてのメールかを書く」
これだけ意識してみてください。
それだけでも、件名はかなり分かりやすくなります。
次のステップへ
メールでは、本文の読みやすさもとても重要です。
👉 読みやすいメール文章の書き方については、次の記事で詳しく解説していきます。